Fruto de su experiencia diseñando y dinamizando procesos de participación ciudadana, un grupo de alumnas de Ciencias Políticas de la UPV-EHU creó ElKar Consulting: ”Estudiábamos el primer posgrado de Euskadi centrado en metodologías. Desde entonces no hemos parado de innovar, de adaptar las metodologías a nuestros clientes, a sus necesidades y contextos.”

Y es en ese proceso continuo de mejora cuando vieron imprescindible aprovechar las potencialidades que ofrecen las TIC en los procesos de participación ciudadana; “fue algo que nos resultaba lógico si queríamos dar respuesta a las nuevas necesidades…”

Vinca Sanz, Andoni Corrales y Aizkibel Rojo, son los promotores de ‘Sarepolis’, una buena herramienta para gestionar la participación ciudadana que permite desarrollar procesos participativos online y compatibilizarlos con la participación presencial.

  

Vuestras primeras inquietudes surgen en 2005 y, casi una década después, aquellas ideas se transforman en una empresa de Economía Social…

Así es. Tras un tiempo de conocer y probar diferentes herramientas que había en el mercado, nos dimos cuenta de que ninguna de ellas no se adaptaba realmente a nuestras inquietudes, pues necesitábamos algo más flexible y que pudiera garantiza la “calidad democrática” de los procesos; con la incorporación de un nuevo socio y la trasformación de la iniciativa en una empresa de economía social, comenzó este proyecto hace ya 4 años.

Sarepolis facilita la deliberación, el consenso, la participación,.. ¡Buena falta hace en nuestra sociedad actual!

Sí, la verdad, Sarepolis nace con la idea de dinamizar y facilitar la deliberación y la construcción de consensos en la de tomar decisiones. La base de funcionamiento son las comunidades, es decir, los grupos de personas con los que se quiere tomar cualquier decisión. En estos grupos se pueden desarrollar todo tipo de debates, que además van estructurados en fases y tiempos, de tal forma que al final de los mismos la propia aplicación facilita la toma de una decisión.

Al mismo tiempo, Sarepolis permite replicar el proceso presencial respetando el diseño del mismo (la distribución territorial de un municipio, los distintos niveles dentro de una empresa, de una asociación…)

Podríamos preguntarnos , ¿y eso en qué se diferencia de un foro?, una cuestión habitual que nos hacen nuestros clientes. En primer lugar, todos los debates tienen una fecha de inicio y otra de fin. Posteriormente, la propia estructura de los debates, su ordenación y la utilización de escalas de ponderación, ayudan a que se vaya generando consenso sobre los temas o propuestas más sugerentes del debate. En tercer lugar, al contar con una sección donde se visualizan los temas más valorados, podemos cerrar de manera fácil el debate con la votación final. Y por útimo, a la hora de votar, Sarepolis ofrece varias fórmulas de voto, entre las que destacan ‘Dowdall’ o la fórmula Sarepolis, que priman de manera matemática las opciones que mayor consenso generan.

Como puede apreciarse, las ventajas de utilizar nuestra herramienta a la hora de tomar decisiones o debatir son evidentes; ya no es sólo tener debates ordenados que trabajan el consenso y que tienen una conclusión sino, tener la flexibilidad de adaptar los debates a cualquier estructura física o presencial que se tenga.

Metodología y herramienta tecnológica que se unen para resolver todo proceso en el que se toman decisiones importantes y, por lo tanto, ¡hacerlo bien y sin prisas!

Sarepolis hace hincapié en la calidad del proceso de toma de decisiones y en la generación de consenso, primando la reflexión frente la rapidez. Es habitual que muchas herramientas de toma de decisiones se centren en la votación; en nuestro caso no es así, sin restarle importancia la votación, que es la culminación de un proceso estructurado de debate e intercambio de ideas.

Solemos hablar de la necesidad de la ‘slow democracy’, dejar de primar las decisiones rápidas basadas en meras votaciones para trabajar de manera más reflexiva. Todas las decisiones con una cierta importancia necesitan su tiempo, necesitan del intercambio de ideas, de complementar saberes y opiniones para construir soluciones deliberadas a las cuestiones que nos plantea el mundo actual. Para ello, Sarepolis plantea una estructura en fases que garantizan la claridad, la transparencia y facilitan la reflexión:

Información. Comunicación, Deliberación, Consulta y Devolución, son las principales fases del proceso metodológico que proponéis…

Así es, creemos que estas fases son imprescindibles para garantizar el proceso.

INFORMACIÓN:
Es imprescindible que las personas participantes de un debate conozcan toda la información desde el principio (fechas de inicio y final, si es vinculante o consultivo, participantes…). Todo ello facilita su decisión de participar o no en la toma de decisiones y evita frustraciones.

COMUNICACIÓN
Las personas participantes pueden aportar nueva información al proceso (debate): enlaces, fotos, carpetas compartidas… rompiendo la asimetría habitual que se genera entre quien lo impulsa y quien participa de él, complementando o contrastando así la información presentada.

DELIBERACIÓN
Las personas participantes en el proceso valoran los pros y contras, generan propuestas y conocimiento colectivo a través del debate, pudiendo valorar las propuestas e ideas que se han ido generando.

CONSULTA
El proceso de deliberación concluye con una consulta. Así, usando el sistema que mejor se amolde a las necesidades del proceso, se logra una conclusión final, un cierre concreto del debate. Para ello Sarepolis ofrece tres tipos posibles de votaciones: dicotómicas, de elección entre varias opciones o, de ordenación por preferencia.

DEVOLUCIÓN
Una vez finalizada la consulta, viene la devolución del proceso. Esta fase facilita que los resultados sean conocidos y debatidos por el conjunto de personas participantes y en ella también se realiza la evaluación del proceso.

¿Qué fases resultan claves en este tipo de procesos?

Teniendo todas su importancia, creemos importante hacer hincapié en dos de estas fases que tienen una especial relevancia: “deliberación y devolución”:

En la fase de “deliberación”, la herramienta posee una serie de funcionalidades muy útiles, como son la posibilidad de escalar las propuestas e ideas a través de una Escala de Likert, ver aquellas propuestas mejor y peor valoradas, añadir documentación e información a través de enlaces, poder subir fotos directamente y seguir los debates más interesantes de manera estructurada…

La “devolución” consiste en la presentación final de los resultados del debate; sirve para la evaluación del proceso, para poder terminar de perfilar algunas de las soluciones o acuerdos presentados y, al mismo tiempo, permite que todas las personas participantes se sientan parte de las decisiones tomadas porque en todo momento se practica la transparencia.

Se puede encontrar más información sobre las fases y funcionalidades tanto en la ayuda como en los artículos que se encuentran en https://blog.sarepolis.net/

¿Cualquier colectivo puede utilizar vuestras soluciones?… ¿Quiénes son vuestros principales clientes?

¡Por supuesto! Sarepolis está pensada para debatir y tomar decisiones y, además, planteada para adaptarse a las diferentes estructuras que se planteen, así que podríamos decir que cualquier colectivo que se encuentre en esta situación puede beneficiarse de su uso. Nuestros principales clientes son instituciones públicas, Ayuntamientos sobre todo, que utilizan esta herramienta para poner en marcha procesos de participación ciudadana o para llevar a cabo consultas. También hay colectivos sociales y grupos de investigación que emplean nuestra herramienta para gestionar su funcionamiento interno, tener debates y facilitar que las personas con dificultades horarias puedan participar en la toma de decisiones.

De hecho, cualquier persona individual puede utilizar de manera gratuita la herramienta para ayudarse en su toma de decisiones día a día. Como empresa de economía social que somos, desde el principio entendimos que se trataba de nuestra aportación para democratizar la toma de decisiones cotidianas. Es por ello que cualquier persona individual puede registrarse y utilizarla sin problemas.

Vuestra intervención tiene un importante papel en el desarrollo de procesos participativos de Ayuntamientos, Gobiernos y otras instituciones públicas.

Si, como hemos comentado son nuestros principales clientes; llevamos más de 10 años trabajando con distintas administraciones públicas de manera presencial. Y actualmente complementamos tanto el trabajo presencial como la participación online a través de la herramienta.

Por ejemplo, el área de Igualdad en la Diversidad de la Generalitat Valenciana lleva un par de años utilizando Sarepolis para el desarrollo de la Estrategia de aquella Comunidad para la Igualdad y la Inclusión del Pueblo Gitano. Esta herramienta les facilita llegar a un mayor número de personas y favorece la participación de aquellas que, de otra forma no se acercarían a las reuniones pero que a través del ordenador o el móvil, toman parte activa en el proceso.

Otro caso es el de la localidad de Ortuella, donde además de usarla para complementar el proceso presencial de presupuestos participativos, se valen de ella para llevar a cabo diversos procesos participativos y consultas.

Sarepolis, por su diseño metodológico está resultando muy útil en procesos de Presupuestos Participativos, además de permitir complementar los procesos presenciales creando asambleas online.

También es una herramienta perfecta para realizar consultas públicas con carácter previo a la elaboración de proyectos de ley, reglamentos u ordenanzas, tal y como establece el artículo 133 de la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

En los primeros pasos de Elkar Consulting, formásteis parte del programa ZITEK de la UPV/EHU, DFB/BFA y BEAZ en Bizkaia. ¿Qué otros apoyos pueden contribuir a consolidar y proyectar Sarepolis?

Ciertamente, sin el apoyo del programa Zitek, Elkar Consulting no sería una realidad. Desde el principio nos asesoraron y nos fueron guiando en las primeras decisiones difíciles. Debemos agradecer especialmente el apoyo y asesoramiento que nos ha brindado siempre Julen Sansebastián, técnico del vivero de empresas de Portugalete.

En el futuro nos gustaría seguir contando con el apoyo de nuestros clientes y ampliar nuestro mercado al resto del Estado. Hemos empezado a trabajar en este sentido y la plataforma está disponible ya en todos las lenguas oficiales.

También resultaría muy interesante que Sarepolis se utilizara en alguna experiencia de participación ciudadana a nivel supramunicipal; tal vez en procesos impulsados por Diputaciones. Como hemos comentado anteriormente, Sarepolis permite reproducir estructuras participativas existentes con lo cual resulta una herramienta perfecta para trabajar a este nivel.

 www.ElkarConsulting.com